Utilizar la combinación de correspondencia
para crear e imprimir letras y otros documentos
Puede utilizar la combinación de correspondencia
cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe
enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o
etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único.
Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede
personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información
única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen
de datos.
El
proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos
generales:
1. Configurar el
documento principal. El documento principal contiene el texto y los
gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por
ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
2. Conectar el documento
a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene
la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y
direcciones de los destinatarios de una carta.
3. Acotar la lista
de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una
copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de
datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos
elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias
sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué
elementos (registros) incluir.
4. Agregar
marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a
los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los
campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
5. Obtener una
vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla.
Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir
todo el conjunto.
FUENTE: AYUDA DE WORD 2007
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