Este es uno de los capítulos mas interesantes del curso de Excel 2010, en él hablo sobre las fórmulas, una de las principales características de las hojas de cálculo, el poder hacer cálculos. Aprende a realizar operaciones matemáticas simples y no tan simples usando números constantes o usando referencias de celdas.

Introducción a Las Fórmulas en Excel

Las hojas de cálculo además de ayudarnos a ordenar datos de forma tabular, son útiles para realizar operaciones matemáticas, financieras, contables, etcétera, como si fueran una calculadora científica, pero lo mejor no es eso, si deseamos realizar muchas operaciones similares no habrá necesidad de escribirlas todas, con solo crear una, Excel hará el resto.Microsoft Excel 2010: Introducción a las Fórmulas

Operadores Matemáticos

Las operaciones comunes las podemos realizar de una manera muy fácil, lo único que debemos saber es como hacerlas, en el video de introducción a las fórmulas verás lo extremadamente fácil que es. Abajo una imagen de una tabla de multiplicación, creada con una simple operación y copiando el resto a las otras celdas.

Copiar Fórmulas en Excel

La copia de fórmulas es indispensable cuando hacemos operaciones repetitivas, por ejemplo, saber el IVA del precio de un producto, si tenemos 100 precios diferentes no habrá necesidad de hacer de forma manual las operaciones para cada uno, solo creamos una fórmula y después la copiamos, Excel hará el resto de operaciones por nosotros y esto en fracciones de segundo, ahorrándonos minutos u horas de trabajo.

Usando Referencias Relativas y Absolutas

Al copiar fórmulas usando referencias de celdas (indicarle a Excel el nombre de una celda para que la utilice en la fórmula), podemos hacerlo de forma relativa o absoluta, la primera significa que será cambiada por Excel automáticamente al copiar la fórmula, la segunda nunca cambiará, siempre será la misma celda. Esto lo explico a detalle en los videos correspondientes.

Validación de datos

¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.

Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.

En este artículo se describe cómo configurar la validación de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validación que se pueden modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.

Configurar la validación de datos

Cuando sepa qué tipo de validación desea utilizar en una hoja de cálculo, podrá usar el comando Validación en el menú Datos para configurarla. Las instrucciones se encuentran en el libro de ejemplo que podrá descargar en este artículo así como en la Ayuda de Excel 2002. A continuación figura información general del proceso:

1. Configurar la hoja de cálculo Introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja de cálculo. Si utiliza una lista de opciones válidas, introduzca la lista y asígnele un nombre.

2. Definir la configuración de una celda Empezando por la primera celda que desee validar, utilice el cuadro de diálogo Validación de datos para designar el tipo de validación que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea.

3. Configurar la validación de otras celdas A menudo podrá ahorrar tiempo copiando la configuración de la validación de la primera celda a otras celdas y, a continuación, modificando dicha configuración.

4. Probar las reglas de validación Introduzca datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los mensajes aparezcan en el momento previsto. Utilice el comando Validación para cambiar la configuración. Si realiza cambios en la validación de una celda, podrá aplicar automáticamente los cambios a todas las demás celdas con la misma configuración.

5. Configurar las listas de opciones válidas Si utilizó una lista de opciones válidas y desea que los usuarios no puedan encontrar ni cambiar la lista, puede poner la lista en otra hoja de cálculo, configurar la validación, ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y, a continuación, proteger el libro mediante una contraseña. La contraseña del libro contribuirá a evitar que usuarios que no conozcan la contraseña puedan mostrar la hoja de cálculo que contiene la lista.

6. Aplicar protección si se desea Si piensa proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear las celdas validadas antes de proteger la hoja de cálculo; en caso contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.

7. Compartir el libro si se desea Si piensa compartir el libro, hágalo después de configurar la validación y la protección. Tras compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de la validación a menos que deje de compartir el libro. Excel, sin embargo, seguirá validando las celdas designadas mientras se comparta el libro.

8. Comprobar si los resultados incluyen datos no válidos Después de que los usuarios introduzcan datos en la hoja de cálculo, podrá comprobar si ésta incluye datos no válidos de acuerdo lo que se describe más adelante en este artículo.

Funciones de autorrelleno en Excel

Elegir de una lista

Comienza a introducir datos en una columna y podrás comprobar cómo, a medida que lo vas haciendo, Excel va creando una lista con los datos que vas introduciendo. Cuando son pocos los datos no resulta difícil recordarlos, pero cuando es una lista larga esta técnica te permite seleccionar en la lista sin tener que recordar como vemos en los pasos siguientes:

1. Sitúa el cursor sobre una celda en la que vas a introducir datos. Si en la columna de esa celda no hay datos saldrá una lista vacía.

2. Haz clic con el botón derecho y selecciona la opción Elegirde una lista desplegable y aparecerá una lista ordenada alfabéticamente con todos los elementos de la columna (figura 8.3).

3. Selecciona en la lista el elemento que te interesa haciendo clic sobre él y se introducirá en la celda correspondiente.

Autocompletar

Esta es una función muy útil que trata de imaginar lo que deseas introducir, aunque realmente lo que hace es ver los datos que hay en una columna y tratar de identificar el que vas a introducir; así, tras escribir la primera letra, muestra ya el contenido completo. Si hay varios datos que comienzan por la misma letra no mostrará nada inicialmente, sólo lo hará al escribir la segunda letra si esta es diferente y así con las demás letras.

Una vez que te muestra el autocompletado sólo tiene que pulsar la tecla Introahorrándote tener que teclearlo nuevamente.

Autollenado

Esta función te proporciona facilidades en dos vertientes diferentes, según el trabajo que quieras realizar en cada momento:

ð Por un lado puedes utilizarla para copiar un dato en otras celdas y para ello basta con que escribas el dato (texto o número) en una celda y después colocas el puntero sobre el botón de autorrelleno (figura 8.4) y arrastras. Verás que el recuadro de selección sólo te permite desplazarte en la misma fila o en la misma columna de la celda que contiene el dato que se va a copiar. Al soltar el botón del ratón todas las celdas seleccionadas se rellenan con el dato de la celda origen.

ð Por otro lado puedes utilizar esta función para realizar una serie numérica o de cualquier otro tipo. Si introduces un dato que puede pertenecer a una serie como un día de la semana, un año, una hora, una fecha, un mes, etc., Excel la identifica como tal y, cuando arrastras por el botón de autollenado, te indica la serie que va a realizar. Si quieres realizar una serie con números, tienes que introducir al menos los dos primeros números de la serie; después seleccionas esas celdas y arrastras por el botón de autorrelleno, aunque también puedes utilizar una sola celda si delante del número colocas cualquier texto (una palabra por ejemplo).