FORMATO CONDICIONAL Y VALIDACIÓN DE DATOS

Formato Condicional

Breve: Con el formato condicional puedes hacer que tus datos numéricos ofrezcan información gráfica adicional. Descripción: Si necesitas ofrecer una mejor visualización de tus datos numéricos en tus hojas de cálculo sin tener que recurrir a los gráficos, estas de suerte, Excel 2007 ofrece un gran número de posibilidades en este área. Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo” correspondiente a la “Ficha Inicio” tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualización gráfica de los valores numéricos en las propias celdas. ·         Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Barras de Datos” y dentro de ella el color que quiere utilizar. Como verá en la Fig. 1 su rango de celdas ofrece la misma información que antes pero gracias a esta opción del Formato Condicional es mucho más sencillo identificar la información numérica global. ·         Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción "Escalas de color" y dentro de ella el rango de colores que quiere utilizar Fig. 2.

 Por último seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Conjunto de Iconos” y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar Fig. 3.

Adicionalmente puede marcar gráficamente conjuntos de celdas que cumplan determinadas condiciones ( Opciones : “Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la Parte Superior e Inferior”).

Validación datos en Excel

En Excel 2007 y 2010 puedes llevar a cabo la acción denominada Validación, que consiste en fijar unos límites a los datos de una hoja electrónica, bien referidos a una celda, a una fila o columna, bien en relación a datos de tipo numero, texto o formula.

Un ejemplo rápido, suponte que tienes una hoja de cálculo para los pagos de salarios de los trabajadores, para evitar realizar una transferencia errónea puedes delimitar el contenido de las celdas de los importes a transferir.

De esta forma si indicas que estas no sean mayores a un determinado importe, en caso de error, por ejemplo tecleas un cero de más, el programa te avisará o no te dejará hacerlo en función de cómo hayas definido los datos en el apartado validación.

Esta herramienta está en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos arriba a la derecha.

Vas a seguir los siguientes pasos para realizar una Validación según el ejemplo comentado arriba.

Pasos:                                                                    

1. Abre una hoja de Excel en blanco.

2. Introduce en A1: Nombre, en B1: Importe y en C1: N Cuenta Banco.

3. Escribe en A2, A3 y A4 los siguientes nombres: Rosa Moreno, Juan Gasca, Pablo Marín.

4. En B2, B3 y B4 escribe los importes de su salario liquido: 1800, 1700, 1800, como ves el tope de pago de salarios es 2000, vas a crear una regla para que en caso de error, teclear una cifra mayor o igual a 2000 y también si es menor a 1000, Excel te avise.

5. En la siguiente columna escribirás los números de cuenta bancaria, si bien en este ejemplo lo puedes dejar en blanco.

6. Selecciona las tres celdas donde están las cifras, esto es desde B2 a B4.

7. Pulsa en el botón Validación de datos, en el grupo Herramientas de datos, dentro de la pestaña Datos.

8. En la ventana que se abre, en la pestaña Configuración, en el primer rectángulo despliega el triangulo negro de la derecha elige Numero entero.

9. Debajo de Datos, deja lo que aparece: entre.

10. Después escribe Mínimo 1000 y Máximo 1999.

11. Aceptar.

En el hoja electrónica sitúate en cualquiera de las celdas con cifras y escribe una cifra mayor o igual a2000, por ejemplo 2022.

Aparece una nueva ventana en la que te indica que no es posible introducir ese valor, el dato no pertenece a lo indicado en la Validación. Si pulsas en el botón Reintentar te sitúa en la celda y a menos que escribas una cifra inferior a 2000 te seguirá dando error.

Ahora vas a personalizar el mensaje que se muestra al dar de alta una Validación, siguiendo los pasos siguientes:

· Vuelve a pulsar en Validación de datos, sitúate en la pestaña Mensaje de error.

· Deja marcada como esta por defecto la casilla: Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.

· Debajo de estilo despliega pulsando en el triangulo negro y escoge por ejemplo Grave, (si escogieses alguno de las otras dos opciones el dato puede ser cambiado, ya que solo te mostrará un mensaje de advertencia o información pero permite introducir datos).

· En la siguiente opción que se te presenta llamada Título, escribe como quieres que se llame la alerta, por ejemplo Ojo!.

· A continuación debajo de Mensaje de error escribe: No mayor a 1999 y no menor a 1000.

· Pulsa en Aceptar.

Si intentas introducir el dato nuevamente no te deja y además te aparece el mensaje especificado anteriormente.

FUENTE: http://hojasdecalculo.about.com/od/Privacidad_seguridad_en_Excel/a/Validaci-On-Datos-En-Excel.htm